Sygefraværskoordination

Sygefraværskoordinationen kan bestå af en eller flere medarbejdere, og det er forskelligt, hvordan arbejdspladserne vælger at sammensætte sygefraværskoordinationen. Mange arbejdspladser ansætter en sygefraværskoordinator, mens andre vælger en eller flere medarbejdere, som allerede er ansat i organisationen. 

Arbejdspladserne har gennemgående gode erfaringer med, at flere medarbejdere varetager den koordinerende opgave. Sygefraværskoordinationens funktion er kompleks og består af opgaver relateret til data og administrative opgaver samt forebyggende initiativer, hvor det er nødvendigt at have tæt kontakt til de lokale arbejdspladser. Sygefraværskoordinationen kan derfor med fordel bestå af et team af medarbejdere med forskellige faglige kompetencer og med forskellige placeringer i organisationen. 

Arbejdspladserne har særligt gode erfaringer med, at sygefraværskoordinationen forstås som et arbejdsfællesskab mellem eksempelvis en ledende sygefraværskoordinator og andre relevante medarbejdere, der beskæftiger sig med arbejdsmiljø, HR, data og kommunikation.

Der er gode erfaringer med dette, fordi:

• Implementering af sygefraværsindsatsen kræver forskellige fagligheder
• Flere medarbejdere med forskellig faglighed skaber større organisatorisk ejerskab til indsatsen

Sygefraværskoordinationen har til opgave at give den nødvendige ledelsesstøtte til implementering af sygefraværsindsatsen. Sygefraværskoordinationen skal yde rådgivning og sparre med de lokale ledere i håndteringen af sygefravær og til at gennemføre arbejdspladsens forebyggende indsatser.

Arbejdspladserne har gennemgående gode erfaringer med at dette lykkes, når sygefraværskoordinationen har:

• Mandat til at varetage en forandringsskabende rolle i organisationen
• Tid og ressourcer til kontinuerligt at følge op og sparre med arbejdspladsens ledere
• Lokalt og indgående kendskab til arbejdspladserne
• Tæt samarbejde med øverste ledelse
• Fokus på at kommunikere og koordinere på tværs af organisationen

Det er derfor afgørende, at der fra start etableres en klar ramme for samarbejdet mellem sygefraværskoordinationen og de forskellige lag i organisationen. Dette er en del af det organisatoriske fundament for indsatsen, som sikres ved en klar ansvars- og rollefordeling i organiseringen af indsatsen. 

Kerneelementet Organisering

Arbejdspladserne erfarer, at et tæt og velfungerende samarbejde mellem øverste ledelse og sygefraværskoordinationen er afgørende for en vellykket sygefraværsindsats. 

Dette skyldes særligt, at det tætte samarbejde medvirker til at skabe en fælles forståelse for indsatsen på tværs af ledelsesniveauer. På de fleste arbejdspladser er det et stort arbejde, da sygefravær og forebyggelse ofte forstås forskelligt på tværs af organisatoriske niveauer. Den fælles forståelse bliver opnået, når sygefraværskoordinator får plads og mulighed for at være det nødvendige bindeled mellem de lokale afdelinger og de øvre ledelsesniveauer.

Det er derfor vigtigt at sikre kontinuerlig sparring og smidige arbejdsgange i samarbejdet mellem sygefraværskoordinationen og den øverste ledelse. Dette kan finde sted i det gode set up for det beslutningsdygtige forum, der etableres i organiseringen af indsatsen.

Kerneelementet Organisering

Arbejdspladserne har gennemgående gode erfaringer med, at sygefraværskoordinationen er helt eller delvist forankret i HR eller er placeret som en selvstændig enhed fysisk tæt på HR. Dette er der gode erfaringer med, fordi sygefraværskoordinationen:

• er tæt på organisationens eksisterende arbejde med sygemelding, sygefraværssamtaler og sygefraværsdata
• opnår bedre sparring med HR
• opnår tættere samarbejde med eksempelvis arbejdsmiljøkonsulenter, der arbejder med den eksisterende forebyggende indsats

Sygefraværskoordinationen har en tæt og jævnlig sparring med lokale afdelingsledere og kan derfor være en direkte repræsentant for HR. Dette er en fordel, fordi afstanden mellem HR og de lokale enheder bliver mindre. Ved at samarbejde tæt med HR og samtidig have løbende dialog med afdelingerne, styrker sygefraværskoordinator samarbejdet i den samlede organisation. Når sygefraværskoordinationen har et tæt samspil med HR, sikrer det organisatorisk sammenhæng i indsatsen: 

• Sygefraværskoordinationens tætte samarbejde med HR medvirker til at udbrede viden om HR’s funktion i hele organisationen
• Sygefraværskoordinationens rolle og opgaver gør dem til bindeled mellem lokale arbejdspladser og forvaltning/HR.

Arbejdspladserne har særligt gode erfaringer med at investere tid i det relationelle arbejde mellem sygefraværskoordinationen og de lokale afdelinger. Arbejdspladserne fremhæver dette relationelle arbejde som en af de største styrker ved at arbejde med sygefraværsindsatsen gennem en sygefraværskoordination, fordi det skaber:

• Større tillid fra ledere til at dele deres udfordringer og forståelser af sygefraværshåndteringen i organisationen
• Bedre vidensdeling på tværs af alle lag i organisationen
• Bedre fundament for at skabe en fælles forståelse for arbejdet med sygefravær
• Mulighed for at skabe forebyggende tiltag, der er målrettede de lokale afdelingers udfordringer

Kerneelementet Forebyggelse

Arbejdspladserne oplever, at understøttelse af ledere kræver mere end kurser og temadage. Sygefraværskoordinationen skal sikre kontinuerlig opfølgning på, hvordan ledere implementerer ny viden i praksis og understøtte dette. Det indebærer et stort relationelt arbejde, hvor sygefraværskoordinatoren ved grundig, individuel opfølgning og planlægning opbygger tillid til lederne.