Sygemelding

De fleste arbejdspladser har eksisterende retningslinjer og procedurer for sygemelding og sygefraværssamtaler. Arbejdspladserne erfarer dog, at sygemeldingsprocedurerne ikke fungerer hensigtsmæssigt i praksis, da lederne ikke har en ensartet sygefraværshåndtering og i visse tilfælde slet ikke følger retningslinjerne.

Eksempler på det er manglende registrering af sygefravær og en forskelligartet praksis på tværs af lokale afdelinger og enheder i måden at sygemelde sig på, hvilket ofte er udtryk for en indgroet kultur blandt medarbejdere og ledere. Arbejdspladserne erfarer ligeledes, at sygefraværssamtalerne mangler en systematisk form, og at kvaliteten af indholdet i samtalerne kan forbedres. 

Konkret gør arbejdspladserne følgende for at forbedre sygemeldingsprocedurerne i praksis:

• Kigger på eksisterende retningslinjer og procedurer med nye øjne, hvor fokus er på balancen mellem omsorg for medarbejder og tilbagevenden til arbejdet. 
• Udformer nye eller justerede skabeloner, modeller og vejledninger til brug i håndteringen af sygefravær med det formål at ensarte og systematisere praksis. 
• Inddrager medarbejderudvalg (MED), tillidsrepræsentant (TR) og arbejdsmiljørepræsentant (AMR) samt lokale afdelingsledere som led i at kvalificere ændringer.
• Bruger ressourcer i sygefraværskoordinationen til kontinuerlig sparring og opfølgning med lederne om deres sygefraværshåndtering. Dette understøtter implementeringen af både eksisterende og ændrede procedurer.

Kerneelementet Sygefraværskoordination

Der er gode erfaringer med at ensarte procedurerne og sikre, at de bliver fulgt i praksis, fordi:

• Det skaber en større grad af gennemsigtighed og vished om, hvad der sker hvornår og hvorfor - for både ledere og medarbejdere.
• Det skaber mere mening, tillid og tryghed til sygefraværshåndteringen, hvilket bidrager til øget trivsel.

Det er væsentligt, at de justerede skabeloner og vejledninger er tilpasset og udarbejdet sammen med medarbejdere og ledere for at sikre, at de bliver fulgt. Dette hænger sammen med vigtigheden af systematisk inddragelse af både ledere og medarbejdere i implementeringen af sygefraværsindsatser. 

Arbejdspladserne arbejder målrettet med at understøtte ledernes sygefraværshåndtering ved at klæde lederne på til at følge de gældende retningslinjer. Dette drejer sig både om kompetencer og tilgængelighed af værktøjer.

Arbejdspladserne understøtter lederne ved at: 

• Materialer og skabeloner til håndtering af sygefraværet bliver gjort mere tilgængelige, for at det bliver nemmere for ledere at følge retningslinjerne.
• Sygefraværskoordinationen går aktivt i dialog med lederne om sygefraværspolitikken, herunder både om indholdet og vigtigheden af en systematisk håndtering. I dialogen opstår der ofte viden om behov for kompetenceløft hos den enkelte leder.

Kerneelementet Sygefraværskoordination

Fælles for arbejdspladserne er italesættelse af sygefraværssamtalerne som "den svære samtale" mellem leder og medarbejder. Lederne finder ofte samtalerne grænseoverskridende, da de oplever det vanskeligt at stille de rette spørgsmål.

Arbejdspladserne understøtter derfor lederne i at afholde sygefraværssamtalerne og oplever, at kvaliteten af samtalerne stiger, når:

• Lederne bliver kompetenceudviklet til at afholde ”den svære samtale”, så den opleves som mindre svær og mere konstruktiv for både leder og medarbejder. 
• Ledernes kompetenceløft omhandler ofte viden om den juridiske del i sygefraværshåndteringen, mulighederne i HR, mulighederne i jobcentret og samtaleteknik.
• Samtalerne får en fast ramme for, hvad de skal handle om ved at anvende skabeloner og dialogværktøjer, som lederen kan tage udgangspunkt i til samtalen.
• Medarbejdere har kendskab til samtalens form og indhold gennem eksempelvis en medarbejderfolder om sygefraværssamtaler, så de er forberedt på samtalen.
• Flere personer deltager i samtalen, såsom en jurist fra HR-afdelingen, der kan afklare personalejuridiske emner under samtalen. Dette er særligt gældende for samtaler, der skal afholdes i forbindelse med længerevarende sygefravær. Ofte bliver sygefraværskoordinationen inddraget i samtalerne. 

Arbejdspladserne har gode erfaringer med disse tiltag, fordi lederne opnår flere kompetencer og øget adgang til dialogværktøjer, og fordi medarbejdere er bedre klædt på til samtalen.

Mange arbejdspladser oplever, at kontakt med jobcenteret gør en forskel i forhold til at understøtte lederne i sygefraværshåndteringen. Et konkret rebskab til at få iværksat en tidlig indsats for den sygemeldte medarbejder er et systematisk samarbejde med jobcenteret.

Arbejdspladserne har særligt gode erfaringer med:

• At etablere et systematisk samarbejde mellem personalekonsulenter og jobcenter for at følge op på anvendelse af tidlig indsats herunder lave en formel samarbejdsaftale.
• At sprede viden om, hvad jobcentret kan bidrage med til både medarbejdere og ledere, f.eks. med informationsmateriale, ved gå-hjem-møder eller personalemøder. 
• At etablere en eller flere faste kontaktpersoner i jobcentret – et ”kendt” ansigt og samarbejdspartner, som lederne kan kontakte.
• At sætte tid af til at tegne arbejdsproces op sammen med jobcentret, så det er tydeligt, hvad der sker, når jobcentret inddrages. Dette kan med fordel gøres i samarbejde med sygefraværskoordinationen. 

Kerneelementet Sygefraværskoordination

Arbejdspladserne har gode erfaringer med et systematisk samarbejde med jobcentret, fordi jobcentret har adgang til indsatser og viden om kompensationsordninger og hjælpemidler, som kan bidrage til den tidlige tilbagevenden. Derudover er jobcentret vant til at afdække skånebehov og se muligheder for tilbagevenden til arbejdspladsen.