Spring over hovedmenu

Pulje til sygefravær på offentlige arbejdspladser

Ansøgningsfrist 05. december 2019

Det er formålet med puljen at bidrage til og understøtte, at udvalgte offentlige arbejdspladser fortsat arbejder målrettet og systematisk med at nedbringe sygefraværet. Der er afsat 50 mio. kr. til puljen. i 2019 på FL § 17.59.19.10.

Det er formålet med puljen at bidrage til og understøtte, at udvalgte offentlige arbejdspladser fortsat arbejder målrettet og systematisk med at nedbringe sygefraværet. Der er afsat 50 mio. kr. til puljen. i 2019 på FL § 17.59.19.10.

Puljen kan søges af udvalgte arbejdspladser i stat, regioner og kommuner.

Den 31. januar 2019 indgik den tidligere regering en aftale med Kommunernes Landsforening og Danske Regioner om at afsætte 100 mio. kr. til en pulje. Puljen er målrettet de arbejdsområder og arbejdspladser i den offentlige sektor, hvor udfordringerne med sygefravær er størst, eller hvor arbejdsopgaverne gør, at arbejdsmiljøet er særligt belastet.

Puljen skal bidrage til, at udvalgte offentlige arbejdspladser med udgangspunkt i den sygefraværsindsats, de allerede har i dag, får yderligere midler til at arbejde målrettet og systematisk med sygefraværsindsatsen i projekt ”Sygefravær på offentlige arbejdsplader”.

Som led i udmøntningen af puljen til nedbringelse af sygefravær på de udvalgte områder (”Sygefravær på offentlige arbejdspladser”) er der udviklet en indsatsmodel. Indsatsmodellen rammesætter en sammenhængende indsats, der skal understøtte nedbringelsen af sygefraværet på de offentlige arbejdspladser, som modtager midler fra puljen.

Indsatsmodellen er baseret på konkrete erfaringer og forskning, der er foretaget om sygefravær. Modellen omfatter både det faglige indhold i en sygefraværsindsats og indhold omkring organisatoriske og ledelsesmæssige forhold.

I udviklingen af indsatsmodellen er der lagt vægt på at inddrage de parter, som har en viden inden for nedbringelse af sygefravær i den offentlige sektor. Indsatsmodellen er derfor udarbejdet med input fra forskere, praktikere og organisationer, der arbejder med de brancher, som indsatsen er målrettet til: Repræsentanter fra offentlige arbejdspladser i kommuner, regioner og stat, KL, Danske Regioner, Medarbejder- og Kompetencestyrelsen, Arbejdstilsynet, Det National Forskningscenter for Arbejdsmiljø, Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering og Deloitte.

Deloittes rapport Indsatsmodel til nedbringelse af sygefravær i den offentlige sektor (pdf) (nyt vindue)

Målgruppe

Målgruppen for puljen er arbejdspladser på de berørte arbejdsområder i stat, regioner og kommuner, jf. nedenfor.

Formål

Puljen har til formål at nedbringe sygefraværet på offentlige arbejdsområder med et højt sygefravær eller hvor arbejdsopgaverne gør, at arbejdsmiljøet er særligt belastet. Puljen skal således understøtte målrettet og systematisk arbejde med nedbringelse af højt sygefravær.

Ansøgerkreds

Følgende arbejdsområder inden for stat, regioner og kommuner kan søge midler fra puljen:

  • Politi (stat)
  • Beredskab (stat, regioner og kommuner)
  • Fængsler (stat)
  • Hospitaler (regioner)
  • Psykiatri (regioner)
  • Døgninstitutioner (kommuner og regioner)
  • Daginstitutioner (kommuner)
  • Undervisning (kommuner)
  • Erhvervsskoler (stat)

Ældreplejen indgår ikke, idet der allerede er afsat 10 mio. kr. i 2018 og 20 mio. kr. årligt i perioden 2019 - 2021 i særlig pulje til at styrke indsatsen for at reducere sygefraværet i ældreplejen.

Arbejdsområderne er udvalgt med udgangspunkt i de brancher med mange ansatte i den offentlige sektor, som har mest sygefravær, jf. opgørelsen ”Deskriptiv analyse af lønmodtagernes sygefravær i Danmark – belyst ud fra register- og spørgeskemadata. 2017). Brancherne er også blandt de brancher med mange offentligt ansatte, der har den største andel af lønmodtagere, som falder inden for belastningsindekset for psykisk arbejdsmiljø og muskelskeletbesvær i 2018. (NFA 2019)

Med udgangspunkt i disse arbejdsområder vil ansøger typisk være en større kommunal, regional eller statslig enhed. Det kan f.eks. være det samlede område for skole- og dagtilbud i en kommune eller et hospital på det regionale område. På det statslige område vil ansøger være f.eks. en styrelse eller et direktorat. Det kan dog også være større statslige enheder med underenheder placeret flere steder på tværs af landet.

Projektperiode

December 2019 - december 2021.

Projekter, der får tilsagn fra puljen skal have en varighed på mindst 1 år og højest 2 år.

Projektets indsatsmodel og kerneelementer

Der er som led i udmøntning af puljen udviklet en indsatsmodel. Ansøgning til puljen skal implementere indsatsmodellen med udgangspunkt i den sygefraværsindsats, de udvalgte offentlige arbejdspladser allerede har i dag.

Grundlag for indsatsmodellen

Der er i forskningen påvist en tæt sammenhæng mellem ledelse, trivsel og sygefravær. Samtidigt viser effektstudier af indsatser, der skal nedbringe sygefravær, at ledelsesforankring er afgørende for en succesfuld indsats. Herudover er det en forudsætning for at få nedbragt sygefraværet på en arbejdsplads, at der er et tæt samarbejde med medarbejderne på arbejdspladsen om dette. Disse indsigter skal ses i sammenhæng med erfaringerne fra de offentlige arbejdspladser, der har arbejdet med strukturerede sygefraværsindsatser: Indsatsen virker bedst, når ledelsen har et fast vidensmæssigt og organisatorisk fundament at stå på, samt har adgang til vejledning og støtte vedrørende håndtering af sygefraværsproblematikker.

Puljens indsatsmodel er på den baggrund bygget op om fem kernelementer.

De 5 kerneelementer i modellen hænger tæt sammen og skal bidrage til at skabe en sammenhængende indsats, der understøtter, at sygefraværet forebygges, sygemeldte medarbejdere fastholdes og sygefraværet reduceres. De projekter, der søger om midler fra puljen skal sikre implementering af de 5 kerneelementer som led i arbejdet med puljens indsatsmodel.

Mange arbejdspladser arbejder allerede med en eller flere af kerneelementerne i indsatsmodellen. Der er på den baggrund mulighed for at søge midler til udvikling og indsats på netop de områder og i relation til de kerneelementer, hvor pågældende arbejdsområde har en særlig udfordring eller udviklingspotentiale i forhold til sygefraværet. Hvis et kerneelement allerede er implementeret og fungerer efter hensigten, skal det beskrives i ansøgningen.

Det er derfor i forbindelse med ansøgningen vigtigt samtidig at give de kernelementer, man allerede arbejder med for et ”serviceeftersyn”, så det sikres, at de har den rette kvalitet og løbende udvikles og vedligeholdes.

Mange arbejdspladser arbejder allerede med en eller flere af kerneelementerne, hvor de har andre navne eller betegnelser, så de passer til den konkrete kontekst og kultur på det pågældende arbejdsområde. Disse ansøgere kan med fordel vælge at fastholde/arbejde videre med de eksisterende navne eller betegnelser, der afspejler den konkrete kontekst og kultur på det enkelte arbejdsområde/organisation.

Nedenfor beskrives indsatsmodellen og de 5 kerneelementer sygemelding, forebyggelse, sygefraværskoordination, organisering og data overordnet. Indsatsmodellen er udfoldet i bilag 1.

To kerneelementer i indsatsmodellen handler om den konkrete sygefraværsindsats på arbejdspladserne sygemeldinger og forebyggelse (de to øverste bokse i figuren). Indsatsen går på to ben:

  1. Skabe en ensartet og hensigtsmæssig håndtering af sygemeldinger, der giver medarbejderne tryghed og klarhed om forventninger og procedurer, når de melder sig syge. Kernelementet har desuden til formål at sikre bedre fastholdelse og tilbagevenden til arbejdspladsen blandt sygemeldte medarbejdere. Fokus her er altså den enkelte medarbejders sygefraværsforløb, samt hvordan ledelsen kan skabe de bedste rammer om dette.
  2. Fokuseret forebyggelse af sygefravær på arbejdspladsen. Formålet er at adressere og forebygge problemer i medarbejdernes fysiske og psykiske arbejdsmiljø samt styrke medarbejdernes arbejde med at løse af kerneopgaven. Kernelementet skal særlig sikre, at den forebyggende indsats fokuserer tydeligt på at nedbringe aktuelt sygefravær og afværge kendte risikofaktorer i arbejdsmiljøet. Det har til formål at løse problemer i det fysiske og psykiske arbejdsmiljø, samt styrke fokus på kerneopgaven.

Det tredje kerneelement (cirklen i midten af figuren) er drivkraften i den særlige sygefraværsindsats. Det består i følgende:

3. En sygefraværskoordination, som skal sikre faglige kompetencer, ressourcer og fokus i den samlede sygefraværsindsats på arbejdspladsen. Hovedopgaven er således at være faciliterende eller udførende i de forebyggende indsatser, yde rådgivning til ledere om håndtering af sygefravær, samt understøtte den samlede modelimplementering. Denne koordination skal samlet set understøtte nedbringelsen af sygefraværet.

To yderligere kernelementer skal sikre et ledelsesmæssigt fundament for en vellykket implementering af sygefraværsindsatsen (de to nederste bokse i figuren). Det handler om følgende:

4. Organisering skal sikre at sygefraværsindsatsen defineres, implementeres og forankres med entydig ansvarsfordeling på tværs af ledelsesstrengen (fra øverste administrative leder) med medarbejderinddragelse på arbejdspladsen

5. Der skal sikres en systematisk og aktiv anvendelse af data. Formålet er at skabe et overblik over relevant data samt sikre, at data anvendes til at målrette og kvalificere indsatsen.

I forbindelse med ansøgning

Mange arbejdspladser har man allerede implementeret de 5 kerneelementer eller dele heraf. Ansøger skal derfor beskrive, hvordan der allerede arbejdes med hvert af de 5 kernelementer og kort beskrive i hvilket omfang, de er implementeret. Det betyder, at der for hvert kerneelement i ansøgningen skal være en kort beskrivelse af følgende:

  • Hvad man har arbejdet med/implementeret kerneelementet
  • Hvordan det fungerer, herunder, hvad der fungerer godt og hvad der fungerer mindre godt
  • Hvordan passer kerneelementet ind i sammenhængen med de andre kerneelementer
  • Hvad er fokus fremadrettet – hvad vil vi søge midler til?

Eksempelvis sygemelding

Ansøger kan her tage stilling til om arbejdspladsen f.eks. har opstillet ensartede, overskuelige og hensigtsmæssige retningslinjer for håndtering af, dels hvad leder skal gøre, og dels hvad medarbejder kan forvente og selv skal gøre i forbindelse med en konkret sygemelding. Hvis der allerede er sådanne retningslinjer, hvilket der er på rigtig mange arbejdspladser, f.eks. i form af en sygefraværspolitik skal disse overordnet beskrives, og ansøger skal vurdere, om de fungerer efter hensigten, eller om der f.eks. er dele af dem, det kniber med at få implementeret på alle arbejdspladser.

Det kan f.eks. være, at man har vedtaget faste procedurer for sygefraværssamtaler, men at man har erfaret, at der er enkelte arbejdspladser (afdelinger, p nummer eller lign), hvor disse ikke gennemføres, som det er tiltænkt, og at ansøger derfor vurderer, at det er relevant at gøre en særlig indsats for at sikre, at f.eks. personalelederne på de relevante arbejdspladser bliver endnu bedre rustet til at håndtere samtalen med den sygemeldte. Er det tilfældet, beskriver ansøger, hvad og hvordan de påtænker at arbejde med netop dette og gør rede for, hvad de søger midler til i den forbindelse.

Processtøtte

Projekter, der opnår støtte fra puljen vil modtage ekstern støtte til opstart og implementering af indsatsmodellen, herunder:

  • Opstartsmateriale
  • Opstartsworkshop
  • Deltagelse på netværksmøder

Projektets succeskriterier

Der er opstillet følgende succeskriterier for puljen:

  1. Arbejdspladsen implementerer indsatsmodellen
  2. Det gennemsnitlige sygefravær nedbringes på arbejdspladsen
  3. De afdelinger, der er udvalgt til en særlig målrettet forebyggelsesindsats oplever fald i sygefraværet.

Kriterier for tildeling af tilskud

Der vil i vurderingen af ansøgningerne blive lagt vægt på følgende kriterier:

  • Har offentlige arbejdspladser inden for et af de udvalgte arbejdsområder, og at der specifikt på det lokale niveau er en dokumenteret udfordring med højt sygefravær eller et særligt udsat arbejdsmiljø.
  • At det er velbeskrevet, hvordan der bliver og vil blive arbejdet med at nedbringe sygefravær i relation til de fem kerneelementer

Forpligtelser ved deltagelse

Ansøger forpligter sig ved deltagelse i projektet til at:

  • Indgå og forankre puljeaftalen på højeste ledelsesniveau i arbejdsområdet, fx hos forvaltningsledelsen i kommunen.
  • Sikre implementeringen af kernelementer i organisationen ud fra de konkrete rammer, der er fastlagt i indsatsmodellen, herunder udvælgelse af et antal afdelinger/arbejdspladser, der skal have en særlig fokuseret forebyggelsesindsats
  • Deltage i opstarts- og processtøtteaktiviteter som led i projektet
  • Bidrage som led i monitorering af projektets implementering med registrering af aktiviteter mv.
  • Forankre og sprede viden og erfaringer fra projektet i organisationen
  • Sikre målrettet arbejde med indsatsen med fokus på varig forankring og forandring ved at prioritere indsatsen efter projektets løbetid
  • Bidrage til en afsluttende evaluering

Ved deltagelse i projektet forpligter tilskudsmodtager sig til at efterleve styrelsens retningslinjer vedrørende ansvar for databehandling, som findes på siden Vejledninger, retningslinjer og skabeloner til ansøgningspuljer på beskæftigelsesområdet.

Dokumentation og evaluering

Der gennemføres løbende monitorering samt en afsluttende evaluering af puljen. De deltagende projekter er forpligtiget til bidrage til dette.

Tilskudsberettigede udgifter

Der kan søges om tilskud til følgende udgiftsposter:

  • Løn, herunder til medarbejdere i f.eks. sygefraværskoordinationen
  • Kompetenceudvikling
    o Ledere
    o Medarbejdere i afdelinger udvalgt til en særlig målrettet forebyggelsesindsats.
  • Ekstern konsulentbistand
    o Særlig viden om sygefravær, data mv.
  • Revision

Styrelsens budgetskabelon skal anvendes, og budgettet skal indeholde fyldestgørende noter til alle budgetposter. Vær opmærksom på at der skal opstilles budgetter for de enkelte budgetår samt et samlet budget for hele perioden.

Der kan ikke ydes økonomisk støtte til rådgivning om, hvordan de enkelte arbejdspladser kan opfylde lovgivningens krav. Det betyder, at der f.eks. ikke kan ydes støtte til rådgivning om, hvordan en arbejdsplads kan efterkomme afgørelser og påbud fra Arbejdstilsynet.

Der er krav om, at der på den enkelte arbejdsplads arbejdes målrettet med indsatsen med henblik på en varig forankring og forandring.

Krav om afrapportering
Efter projektets afslutning skal der indsendes en slutrapport (selv-evaluering) sammen med et regnskab for hele projektperioden.

Skabeloner for slutrapporter kan hentes på siden Vejledninger, retningslinjer og skabeloner til ansøgningspuljer på beskæftigelsesområdet.

Krav til regnskab

Der stilles krav om indsendelse af halvårlige delregnskaber forud for udbetaling af tilskud samt et endeligt regnskab for hele projektperioden senest tre måneder efter projektperiodens afslutning.
Afhængig af tilskuddets størrelse, skal det endelige regnskab være revisorpåtegnet (ved tilskud over 500.000 kr. eller ledelsespåtegnet (ved tilskud under 500.000 kr.)
Regnskabet skal modsvares af udgiftsposterne i det godkendte budget. Nedenstående budget- og regnskabsskabelon skal anvendes ved indsendelse af regnskaber.

Frister for indsendelse af regnskaber vil fremgå af tilsagnsbrevene.

Udbetaling

Tilskuddet vil blive udbetalt bagudrettet på baggrund af de indsendte regnskaber.
Ansøgningsfrist og indsendelse af ansøgning

Ansøgninger skal sendes til Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering via styrelsens tilskudsportal senest torsdag den 5. december 2019, kl. 12.00.

Tilskudsportalen til puljeansøgninger

Ved indsendelse af ansøgninger skal følgende skabeloner anvendes:

Ansøgningsskema (Word) (nyt vindue)

Budgetskema (Excel) (nyt vindue)

Ansøgninger, der sendes efter dette tidspunkt, vil blive afvist.

Der kan forventes svar på ansøgningen i december 2019.

Spørgsmål kan stilles til Charlotte Sneding Rohde pr. e-mail (csr@star.dk) og Claus Friborg (cfr@star.dk)

Spørgsmål og svar

Spørgsmål og svar til puljen, hvor puljens indhold bliver uddybet/specificeret, vil blive offentliggjort på denne side.

Hvor mange medarbejdere skal til for at en ansøgning om midler fra sygefraværspuljen fx døgninstitutioner og døgninstitutioner.

06-11-2019

Der er ikke sat en ramme for, hvor mange medarbejdere en ansøgning skal omfatte, før den kan imødekommes.

Det er i puljeopslaget angivet, at ansøger som udgangspunkt ”typisk vil være en større kommunal, regional eller statslig enhed. Det kan f.eks. være det samlede område for skole- og dagtilbud i en kommune eller et hospital på det regionale område. På det statslige område vil ansøger være f.eks. en styrelse eller et direktorat. Det kan dog også være større statslige enheder med underenheder placeret flere steder på tværs af landet”

Der gælder desuden en række forpligtigelser ved at deltage, herunder, at puljeaftalen indgås og forankres på højeste administrative ledelsesniveau i arbejdsområdet, fx hos forvaltningsledelsen i kommunen samt at ansøger sikrer implementeringen af kerneelementer i organisationen ud fra de konkrete rammer, der er fastlagt i indsatsmodellen, herunder udvælgelse af et antal afdelinger/arbejdspladser, der skal have en særlig fokuseret forebyggelsesindsats.

Brug af ekstern konsulentbistand til at lave data

06-11-2019

Brug af ekstern konsulent og data afhænger af, hvad midlerne skal gå til.
Der kan ikke bevilges midler til egentligt systemindkøb eller systemudvikling.
Men det er muligt at søge midler til ekstern konsulent til at skabe et overblik over relevant data samt sikre, at data anvendes til at målrette og kvalificere indsatsen – f.eks. opsætning af dashboards til konkrete udvalgte afdelinger, eller udarbejdelse af en kravspecifikation med henblik på nyt sygefraværssystemindkøb

Hører kommunale dagplejere ind under daginstitutioner

11-11-2019

Ja

Er FGU dækket af ansøgerfeltet

11-11-2019

Nej, idet det alene er statslige erhvervsskoler, der er omfattet af puljen

Hvilke arbejdspladser under nævnte arbejdsområder, kan der søges midler til

11-11-2019

Der kan søges midler til de arbejdspladser og dermed medarbejdergrupper inde for de udpegede arbejdsområder, hvor medarbejderne er indplaceret således, at de personaleretsligt, personaleledelses- og aflønningsmæssigt hører under arbejdspladsen.

Sidst opdateret: 11-11-2019